כנס מקצועי באווירה יוקרתית

כנס הוא ההזדמנות האולטימטיבית לצאת בבשורה מעניינת, לחזק את הקשר עם קולגות ושותפים עסקיים, לחשוף את המוצר או השירות בפני קהל הלקוחות האולטימטיבי ולחלוק ידע.
יש מי שמקיימים כנס חד פעמי ואחרים כנס שנתי שכבר הפך למסורת ויש גם כנסים הנמשכים מספר ימים ומשלבים הרצאות, תערוכה, יריד, סדנאות, נטוורקינג ומינגלינג כחלק מחוויית הלמידה. איך בוחרים את המקום האולטימטיבי לכנס ומה כדאי לכלול בתוכנית האומנותית וכיצד לשדרג ולהעצים את ההנאה?

אולם לכנסים – הדור הבא


זה הזמן לחשוב מחוץ לקופסא. אירועים רבים מתקיימים באולמות כנסים סטנדרטיים ואם תקיימו מלכתחילה את האירוע במקום מיוחד כמו אולם אירועים מושקע המציע אווירה נחשקת תמצאו את הכנס בסטנדרט גבוה במיוחד. כנסים היום הם הרבה יותר מאשר הזדמנות לשאוב ידע מקצועי – הם נועדו גם לחיזוק קשרים בקהילה העסקית. בחרו אולם במיקום גיאוגרפי מבוקש, קרוב לאפיקי תחבורה ראשיים כך שיהיה קל למוזמנים להגיע ותעלו מראש את סיכויי ההגעה למפגש. שימו לב שיש חנייה מרווחת צמודה לטובת מי שמגיע ברכב פרטי ואפשרו כמובן לארגן גם הסעות למרצים או למוזמנים VIP.
התייחסו בבחירת האולם לאווירה הנוצרת במקום האם הוא משלב בין מרחב חיצוני באווירה פסטורלית לאולם מקורה וממוזג, כך שתוכלו להתחיל את הכנס בחוץ תחת כיפת השמיים ולהמשיך אותו בפנים. חשוב לברר האם ניתן לעצב את המקום בדמות הכנס מבחינה ויזואלית – מיתוג ההיכל, שימוש בלוגו ופלטת הגוונים המזוהה עם הכנס או החברה מארגנת. ניתן לתלות שילוט ממותג ולעטוף את המושבים והשולחנות בפריטי טקסטיל בצבעים המועדפים. בדקו כמובן שהמקום אכן יכול להכיל את כמות המשתתפים המשוערת ובנוחות מקסימלית.

מבחינת היערכות לכנס עצמו, יש לוודא שאולם האירועים מציע את הפלטפורמה הטכנית האידיאלית לקיום הכנס. בין אם מדובר במערכת תאורה ליצירת אפקטים ותרחישי תאורה שונים, מערכת סאונד מתקדמת, מקרן וחיבור לאינטרנט אלחוטי, רמקולים ושניתן לסדר את המרחב בהתאם לתוכנית הכנס למשל, הפרדה בין אזור קבלת הפנים לאזור ההרצאות ואפילו בין שתי הרצאות המתקיימות במקביל, הוספת במה, סידורי ישיבה מגוונים לפי סוג הכנס וההרצאה – בשולחנות או בצורת תיאטרון ולבדוק מהו הסידור האופטימאלי לפי תנאי השטח ושאכן כולם יראו את המסך מכל מקום ישיבה אפשרי. 

כשעבודה והנאה נפגשים


החוויה הגסטרונומית היא חלק אינטגרלי מהצלחת הכנס והיום אפשר בהחלט לרקוח מטעמים מיוחדים בהתאם לקונספט של האירוע. לכנסים תאמו מנות המוגשות במתכונת פינגר פוד, שאפשר לנשנש תוך כדי תנועה ושיח עם עמיתים. מומלץ לשמור על מגוון קולינארי כולל מנות ללא גלוטן, מנות לטבעוניים וכן קומפוזיציה מעניינת בין צבע למרקם. אפשר ללכת על קונספט של "מטבח פתוח" עם עגלות או דוכני מזון במסגרת התבשילים מבושלים לנגד עיני הסועדים ולחשוב על מנות חובקות עולם, כמו דוכן המתמחה באוכל אסיאתי ואחר באוכל איטלקי או ים תיכוני. כדאי לדאוג גם לבר משקאות ושהאווירה תהיה נדיבה, שמחה ויחד עם זאת – אלגנטית ומקצועית.

מההיבט האומנותי, מלבד תכני הכנס, אפשר לדאוג לאטרקציות ופעילויות משלימות כמו עמדת מגנטים לצילום בחותמת של הכנס ועם הקדשה אישית של המארגנים או המרצים ופעילות משלימה, כמו עמדת מסאז'ים מפנקת או סדנת צילום בסמארטפון. כל תוכן שיעניק ערך מוסף ויאפשר למוזמנים ליהנות מזמן איכות בכנס שיוצר חוויה כוללת טובה. תוכלו גם להעניק לכל משתתף מתנה למזכרת כמו מחברת או עט שיחכו להם על השולחן או בשקית מסוגננת על כל מושב.

גלילה לראש העמוד